„Kein Problem. Ich kann Multitasking.“

Es hat sich mittlerweile wahrscheinlich herumgesprochen: „Echtes“ Multitasking gibt es bei uns Menschen nicht.

Auf asana.com lässt sich lesen:

„Bei Multitasking handelt es sich um nichts weiter als einen kontinuierlichen Wechsel zwischen Aufgaben. Wer versucht, zwei Dinge gleichzeitig zu tun, wie etwa während eines Meetings seine E-Mails abzurufen, springt in Wirklichkeit blitzschnell zwischen diesen beiden Aufgaben hin und her.“

Das Problem dabei: Wir ermüden geistig. Und nicht nur das: Wir ermüden auch körperlich. Zwischen Aufgaben hin- und herzuspringen, kostet uns schlicht und ergreifend Kraft. In der Folge sind wir weniger konzentrationsfähig und die Qualität unserer Arbeit nimmt ab.

Und das Schlimmste daran: Wir sind dadurch nicht mal ansatzweise produktiver. Im Gegenteil – unsere Produktivität sinkt durch die Wechselkosten um bis zu 40 Prozent.

Das heißt: Wir arbeiten den ganzen Tag hart, sind körperlich und geistig fix und fertig und haben dabei noch nicht mal sonderlich viel abschließen können. Kurz gesagt: Multitasking ist nichts, womit man angeben sollte, sondern Zeitverschwendung.

Dabei ist das Prinzip der Wechselkosten gar nichts Neues. Bereits 1927 hat der Psychologe Arthur T. Jersild in seiner Arbeit „Mental Set and Shift“ über den Effekt gesprochen. Eigentlich sollten wir davon also gar nicht überrascht sein, sondern längst danach arbeiten.

Mein Gott, wäre das schön, abends nicht völlig k.o. nach Hause zu gehen und nicht das Gefühl zu haben, nichts geschafft zu haben. Aber keine Sorge – ich weiß, was du sagen willst: Das ist in unserer heutigen Arbeitswelt ja völlig unrealistisch. Es schreien doch alle danach, dass ihre Aufgabe jetzt als Nächstes begonnen werden muss.

Und genau da haben wir das Problem: Wir beginnen zu viele Aufgaben.

Im agilen Arbeitskontext gibt es daher das Prinzip „Stop starting, start finishing.“ Also: Hört auf, immer mehr anzufangen – und beginnt stattdessen damit, Aufgaben zu beenden.

Agile Frameworks wie Kanban bringen auch direkt eine Lösung für dieses Problem mit. Im Fall von Kanban ist es das sogenannte WiP-Limit. WiP steht für „Work in Progress“, bezieht sich also auf die angefangene Arbeit.

WiP-Limits sorgen dafür, dass wir die Menge unserer angefangenen Arbeit begrenzen. Wir setzen uns also eine Grenze, wie viele Aufgaben wir „gleichzeitig“ in Arbeit haben dürfen und reduzieren dadurch auch die parallellaufenden Aufgaben.

Wer jetzt noch daran zweifelt, dass wir durch Arbeitslimits tatsächlich mehr fertigstellen, der schaue sich gern das Video von Henrik Kniberg „Multiple WIP vs One Piece Flow Example“ an.

Und jetzt kommst du ins Spiel: Schau dir mal deinen Aufgabenberg genau an – und sortiere ihn beispielsweise danach,

• welche Aufgaben du schnell abschließen kannst,
• bei welchen Aufgaben du Hilfe brauchst, um sie abzuschließen,
• welche du vielleicht noch gar nicht angefangen hast,
• und für welche dir vielleicht sogar noch Informationen fehlen, bevor du überhaupt damit anfangen kannst.

Und dann tu etwas unfassbar Befriedigendes: Schließe die Aufgaben ab, die du abschließen kannst. Und nimm dir erst danach den nächsten Stapel vor. Und zwar nicht zu viele auf einmal 😊

Wie hoch du dein WiP-Limit setzen solltest, dabei kann dir leider niemand helfen. Das musst du – oder dein Team – selbst herausfinden. Nutzt Erfahrungswerte und testet, wie gut es funktioniert. Wenn es noch zu viele sind, reduziert die Zahl weiter. Wenn es zu wenige sind und ihr euch langweilt, erhöht die Zahl etwas.

Spielerisch lässt sich das auch wunderbar mit dem Kanban Pizza Game testen. So versteht jeder das Prinzip und ihr könnt euch gemeinsam an euren Prozess und die passenden WiP-Limits herantasten.

In diesem Sinne: Tschüs, Multitasking! Hallo, Produktivität!